Was eine E-Mail mit eigener Domain im Jahr kostet
Zwei Rechnungen, zwei Anbieter – und aus der Verwechslung kommen fast alle Überraschungen. Die Domain wird jährlich bezahlt: als Richtwert für 2026 liegt eine .de bei 5 bis 15 € im Jahr, eine .com bei 10 bis 20 €. Das Postfach ist der Dienst, der die Nachrichten speichert und versendet: 1 bis 7 € pro Monat und Person für reine Mail, 6 bis 10 € pro Nutzer und Monat für eine Suite mit Dokumenten und Speicher.
Vor dem Vergleichen: Im B2B werden all diese Beträge netto ausgewiesen, zzgl. 19 % MwSt. Aus „6 € pro Nutzer“ werden 7,14 € auf dem Konto, und bei vier Personen über zwölf Monate sind das 343 € statt 288 €. Außerdem gibt es zwei Abrechnungsmodelle: pro Nutzer, wo jede neue Person ihren Platz kostet, und pro Domain, 20 bis 60 € im Jahr mit unbegrenzten Postfächern innerhalb eines Tageslimits – für zwei oder drei Personen oft der halbe Preis.
Die realistische Rechnung einer Einzelunternehmerin: rund 12 € Domain plus 30 bis 70 € Postfach, also 45 bis 85 € im Jahr. Auf drei Jahre etwa 200 € – der kleinste feste Posten eines Betriebs mit Website. Und Vorsicht bei „E-Mail-Adresse inklusive“: entscheidend ist der Verlängerungspreis im zweiten Jahr. Die Domainseite steht ausführlich in unserem Leitfaden zu den Domainkosten pro Jahr.
Weiterleitung, Alias, Postfach: drei verschiedene Dinge
Eine Weiterleitung nimmt alles, was an hallo@ihredomain.de ankommt, und legt es in das Gmail- oder GMX-Konto, das Sie schon haben. Bei vielen Registraren kostenlos, in fünf Minuten eingerichtet, zum Empfangen völlig ausreichend. Beim Antworten wird es unangenehm: die Antwort geht von Ihrer privaten Adresse raus, und der Kunde sieht das gmail.com. Zum Senden aus der eigenen Domain braucht es einen Postausgangsserver (SMTP) mit Zugangsdaten – und das ist ein bezahlter Dienst.
Ein Alias ist eine weitere Adresse, die im GLEICHEN Postfach landet: info@, hallo@, rechnung@, termin@ ohne einen Cent Aufpreis, weil kein neuer Speicher entsteht. Die meisten Anbieter geben sie dutzendweise oder unbegrenzt. Ein Postfach ist das, was eigenes Passwort, eigenen Speicher und eigenen Zugang hat – die Einheit, die abgerechnet wird, und die einzige Position, die die Rechnung bewegt.
Daraus folgt die Regel, die am meisten spart: ein Postfach pro Person, ein Alias pro Funktion. Vier Postfächer zu bezahlen, damit eine Person auf vier Adressen empfängt, ist der häufigste und teuerste Fehler. Und Finger weg vom Catch-all: er nimmt auch erfundene Adressen und Tippfehler an und wird damit zum Spam-Magneten. Ausdrückliche Aliase, einer nach dem anderen, altern besser.
Warum die erste Mail im Spamordner landet: SPF, DKIM, DMARC
Eine letzte Woche registrierte Domain hat keine Versandhistorie, und für einen Spamfilter sieht „keine Historie“ ziemlich nach „verdächtig“ aus. Drei DNS-Einträge lösen das, und man setzt sie einmal: SPF listet die Server, die in Ihrem Namen senden dürfen, DKIM signiert jede Nachricht, damit sie nicht gefälscht werden kann, und DMARC sagt der Empfängerseite, was bei einem Fehlschlag passieren soll und wohin die Berichte gehen.
Das ist keine technische Kür. Seit Februar 2024 verlangen Gmail und Yahoo Authentifizierung von allen Absendern, und von Massenversendern – mehr als 5.000 Nachrichten am Tag – zusätzlich DMARC, Abmeldung mit einem Klick und eine Beschwerdequote unter 0,3 %. Ein Handwerksbetrieb erreicht diese Mengen nie, aber der entscheidende Filter ist derselbe: ohne SPF und DKIM konkurriert Ihr Angebot mit echtem Spam um den Posteingang.
Die ersten zwei Wochen zählen ebenfalls: wenig senden, in echten Konversationen antworten und nicht am Starttag 2.000 Adressen importieren. Und machen Sie den Test, den kein Anbieter für Sie macht: eine Nachricht an eine Gmail- und eine Outlook-Adresse schicken, prüfen, ob sie im Haupteingang liegt, und in den Nachrichtendetails nachsehen, ob SPF und DKIM als bestanden ausgewiesen sind.
Wie viele Adressen Sie wirklich brauchen
Alleine: eine. vorname@ihredomain.de, mit so vielen Aliasen dahinter, wie Sie wollen. Das ist die Adresse, mit der Sie mit Kunden sprechen, und sie funktioniert besser als eine allgemeine: ein Absender mit Namen bekommt Antworten, ein info@ wirkt wie das Postfach, in dem Nachrichten sterben. Eine Adresse auf der eigenen Domain übersteht außerdem, was Gratisadressen erledigt: Anbieterwechsel, Umzug, neuer Provider.
Die Aufteilung, die sich bewährt: der Name für Gespräche mit Menschen; ein allgemeiner Alias (hallo@ oder info@) für das Formular der Website und das Google-Unternehmensprofil; und ein Rechnungs-Alias, der eines Tages an das Steuerbüro übergeben werden kann, ohne irgendwem eine neue Adresse mitteilen zu müssen. Genau dafür sind Aliase da: eine Funktion, die den Besitzer wechseln kann, wird nie an den Namen einer Person gebunden.
Im Team ändert sich eine Sache: Geteiltes —bestellung@, termin@— muss ein gemeinsames Postfach oder ein Alias in mehrere Postfächer sein, niemals ein Passwort, das im Chat herumgeht. Wenn jemand geht, wird ein Alias in einer Minute umgelegt; ein geteiltes Passwort muss geändert, neu verteilt und allen wieder erklärt werden.
Impressumspflicht und DSGVO: was bei E-Mail wirklich gilt
§ 5 DDG verlangt im Impressum Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme ermöglichen, einschließlich der E-Mail-Adresse. Ein Kontaktformular allein ersetzt sie nach herrschender Auffassung nicht – es darf daneben stehen, nicht statt. Das ist der praktische Grund, warum eine Geschäftswebsite ohne Postfach auf der eigenen Domain entweder die private Adresse veröffentlicht oder gegen die Impressumspflicht verstößt.
Der Fehler mit den meisten Meldungen ist nicht technisch: eine Rundmail an fünfzig Kunden mit allen Adressen sichtbar in „An“ oder „Cc“. Das ist eine Offenlegung personenbezogener Daten und damit eine meldepflichtige Datenpanne nach Art. 33 DSGVO – 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde. Das BCC-Feld kostet nichts; ein Versandwerkzeug, das eine Nachricht pro Empfänger erzeugt, ist die saubere Lösung.
Zwei Dinge gehören schriftlich geregelt: Ihr Mailanbieter ist Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), weil in diesem Postfach Kundendaten liegen – also AVV abschließen und wissen, in welchem Land die Server stehen. Und die Übertragung muss verschlüsselt sein (Art. 32): Transportverschlüsselung per TLS ist der Mindeststandard, bei Gesundheits- oder Mandantendaten erwarten die Aufsichtsbehörden mehr. Bei Anbietern außerhalb der EU kommt die Prüfung des Drittlandtransfers dazu.
Die fünf Fallen beim „kostenlosen“ Hosting-Postfach
Erstens: Mail am Hosting festgeschraubt. Wenn das Postfach im selben Panel wie die Website liegt, riskieren Sie beim Hosterwechsel das Postfach und das Archiv von Jahren. Zweitens: die geteilte IP. Ihre Zustellbarkeit hängt an den hunderten anderen Websites auf diesem Server; spammt eine davon, landen Sie im Junk-Ordner, ohne etwas dagegen tun zu können.
Drittens: das 1-GB-Limit. Klingt endlos, bis zwei Jahre PDFs und Fotos es füllen; dann kommt keine Mail mehr an, und oft bekommt der Absender nicht einmal eine Fehlermeldung. Viertens: die Domain auf den Namen der Agentur. Wer Domaininhaber ist, bestimmt über jede Adresse, die daran hängt – das ist die Falle, die wirklich Geld kostet, denn eine Domain aus dem Konto eines anderen zurückzuholen gelingt nicht immer.
Fünftens: MX-Einträge, die beim Umzug verschwinden. Website und Mail dürfen an verschiedenen Orten leben, und meistens tun sie das auch. Wenn jemand die Website umzieht und das DNS neu schreibt, ohne die Mail-Einträge mitzunehmen, bleibt das Postfach Stunden oder Tage stumm – die schlimmste der fünf Fallen, weil nichts zurückkommt und niemand es merkt. Lassen Sie sich vor jedem Umzug die aktuellen MX-, SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge schriftlich geben.
Wie wir es machen
Wenn wir eine Website bauen, wird die Domain ab dem ersten Tag auf den Namen des Kunden registriert, mit seinen Daten als Inhaber und bei einem Registrar, der den kostenlosen Umzug in sein eigenes Konto erlaubt. Das ist keine Formalie: es ist der Unterschied zwischen einer eigenen Geschäftsadresse und einer gemieteten, die jemand anders teurer machen oder abschalten kann.
Während des Projekts betreiben wir das Postfach, mit SPF, DKIM und DMARC von Anfang an und geprüft durch echten Versand an Gmail und Outlook. Am Tag der Übergabe wird aus diesem Postfach eine kostenlose Weiterleitung an seine private Adresse, in seinem eigenen Konto: er empfängt weiter auf seiner Domain, ohne ein Postfach zu bezahlen, das er nicht braucht – und die Domain gehört ihm bereits.
Wer es nie anfassen will, bekommt das betreute Postfach —Einträge aktuell, Archiv gesichert— im jährlichen Wachstumsplan; was die einzelnen Teile kosten, steht auf der Seite der Websites und in unserem Leitfaden zu den Wartungskosten. Die Berufe, die im Postfach leben, haben eigene Seiten: Steuerberater und Buchhaltungsbüros, Anwälte und Kanzleien und Übersetzer und Dolmetscher.
Passende Ratgeber nach Beruf